(Korrigierte Version vom 13.11.201. Bei der ersten Version waren leider Bilder vertauscht bzw. falsch.)
Ressourcengetriebene Planung steht im Gegensatz zur vorgangsgetriebenen Planung. Alle Projektmanagement-Tools, die Termine berechnen, machen dies mit der in die Programme eingebauten Netzplantechnik, die aus dem Projektanfangstermin, den Vorgängen und Ihrer Dauer und den Anordnungsbeziehungen die Termine berechnet. In dieser Planung sind die Ressourcen nur Anhängsel der Vorgänge und bei Überlastung von Ressourcen geht man im Prinzip davon aus, dass man überlastete Ressourcen durch andere ersetzen kann.
In vielen Bereichen – genannt sei der Software- oder der High-Tech-Bereich – sind jedoch die Ressourcen nicht (oder nur sehr schwer) austauschbar. Und da hilft es mir gar nichts, wenn das Programm einen Vorgang dahin legt, wo er nach dem Projektablauf liegt, wenn die für diesen Vorgang unbedingt benötigte Ressource zu diesem Zeitpunkt nicht verfügbar ist. Hier müsste es im Prinzip eine Möglichkeit geben, dass das Programm den Termin dieses Vorganges so berechnet, wie er sich aus der Ressourcenverfügbarkeit ergibt. Dies nenne ich ressourcengetriebene Planung und hier hat die Netzplantechnik ein Problem. Wir wollen mal schauen, wie man in MS Project 2010 damit umgehen kann.
Auch in MS Project wird die Terminlage der Vorgänge zunächst durch die Netzplantechnik berechnet, und wenn Ressourcen überlastet sind, wird das angezeigt.
Bild 1: Anzeige überlasteter Ressourcen im Indikator
Es gibt einige Möglichkeiten, auf diese Anzeige einer Überlastung zu reagieren (wenn man es für nötig hält, diese Überlastung zu beseitigen).
1. Man könnte die Vorgänge verknüpfen, dann würden Sie ja hintereinander liegen.
Dies hat den entscheidenden Nachteil, dass man dann nicht mehr unterscheiden kann, ob die Verknüpfung der Vorgänge aus Gründen des Prozess-Ablaufes oder aus Ressourcengründen vorgenommen wurde. Wenn ich die überlastete Ressource durch eine andere ersetzen kann, ist in dem Plan eine Anordnungsbeziehung, die nicht mehr notwendig ist. Ein Plan sollte immer so aufgebaut sein, dass er nach Änderungen immer noch stimmt, und das wäre dann nicht mehr der Fall. Ich empfehle, Vorgänge nur aus Gründen des technischen oder organisatorischen Ablaufes der Vorgänge zu verknüpfen und nicht aus Ressourcengründen und beides nicht zu vermengen.
2. Man kann den Vorgang neu berechnen lassen nach Ressourcenverfügbarkeit. Das Kontextmenü zu dem roten Personenindikator weist uns auf die Möglichkeit hin:
Bild 2: Die Optionen im Kontextmenü
Wenn man diesen Vorgang auf das verfügbare Datum verschiebt, wird er auf einen Termin geschoben, wo diese Ressource wieder verfügbar ist. Das Programm verzögert diesen Vorgang gegenüber seinem berechneten Anfangstermin, indem es in das Feld Abgleichsverzögerung einen entsprechenden Wert einträgt:
Bild 3: Die Abgleichsverzögerung beseitigt die Ressourcenüberlastung.
Das Gleiche würde man erreichen, wenn man mit Ressource abgleichen arbeitet, das in Project 2010 auch gezielt für eine auszuwählende Ressource durchgeführt werden kann. Die Neuberechnung aus Ressourcenüberlastung bzw. der Kapazitätsabgleich arbeitet immer mit dem Feld Abgleichsverzögerung. Damit hat man immerhin etwas gewonnen: Man weiß, warum dieser Vorgang verzögert wurde. Aber Achtung: Ist eine Abgleichsverzögerung eingetragen (kann man auch manuell eintragen), aber man tauscht die überlastete Ressource durch eine andere aus, wird die jetzt nicht mehr benötige Verzögerung nicht (!) automatisch zurückgenommen. Man muss es entweder manuell oder automatisch durch Abgleich entfernen eben die Verzögerung rausnehmen.
Eine weitere Möglichkeit sagt uns der Vorgangsinspektor:
Bild 4 Vorschläge im Vorgangsinspektor
Wenn man den Teamplaner aufruft (Achtung: diesen gibt es nur in der Professional-Version), wird der Vorgang automatisch auf den nächst möglichen Termin verschoben, an dem die Ressource verfügbar ist und die entsprechende Abgleichsverzögerung berechnet und eingetragen. Man sieht dies links im Vorgansinspektor: Abgleichsverzögerung 14 ft = 14 fortlaufende Tage.
Bild 5: Im Teamplaner ist der Vorgang automatisch neu berechnet
Man erkennt hier auch einen wichtigen Fortschritt für die Ressourcenplanung in Project 2010: Die dunkel dargestellten Zeiträume in der Ressourcenzeilen sind deren im jeweiligen Ressourcen Ressourcenkalender eingetragenen Abwesenheiten (Urlaube etc.).
Wie man mit der Ansicht Teamplaner intensiv arbeitet, können Sie meinem Buch zu Project 2010 entnehmen. Dort können Sie auch lesen, welche Übersetzungsfehler und Schwächen in der gegenwärtigen Version noch vorhanden sind.
Im nächsten Blog werden wir zeigen, wie man im mit dem Teamplaner Vorgänge den Ressourcen so zuordnen kann, dass von vorherein keine Überlastungen entstehen. Und wie Sie, wenn Sie nach der agilen Methode arbeiten, die Ressourcenplanung für den jeweils nächsten Sprint einfach manuell mit dem Teamplaner vornehmen und dabei günstiger weise den manuellen Planungsmodus benutzen.
